เจาะลึก data silo อุปสรรคข้อมูลกระจัดกระจายและวิธีแก้ไข

ทำความเข้าใจ data silo ปัญหาข้อมูลแยกส่วนในองค์กร

data silo คือสภาพการณ์ที่ชุดข้อมูลถูกจัดเก็บแบบแยกตัวอยู่โดดเดี่ยวภายในองค์กร ส่งผลให้ระบบ แผนกงาน และหน่วยธุรกิจต่างๆ ไม่สามารถแชร์หรือเข้าถึงข้อมูลร่วมกันได้อย่างราบรื่น ภาวะข้อมูลกระจัดกระจายนี้เกิดขึ้นได้ตั้งแต่เอกสารสเปรดชีตทั่วไป ไปจนถึงระบบซอฟต์แวร์ระดับองค์กรอย่างระบบ CRM ตามคำอธิบายของ AWS สภาพที่ข้อมูลเข้าถึงหรือแชร์ข้ามบริการได้ยากนี้ยังส่งผลให้มูลค่าของข้อมูลลดลง เนื่องจากแต่ละฝ่ายมองเห็นข้อมูลเพียงเสี้ยวเดียวเท่านั้น

สาเหตุสำคัญที่ก่อให้เกิด data silo ในองค์กร

การเกิดขึ้นของ silo ข้อมูลมักไม่ได้มาจากความผิดพลาดทางเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากการผสมผสานระหว่างโครงสร้างการทำงานและระบบที่ใช้งานมาเป็นเวลานาน ทั้ง IBM และ AWS ชี้ว่าการที่แต่ละหน่วยธุรกิจเลือกใช้เครื่องมือของตนเองโดยไม่มีการประสานงาน ทำให้ข้อมูลถูกกักเก็บไว้เฉพาะกลุ่ม นอกจากนี้ การขยายตัวของธุรกิจอย่างรวดเร็วจนข้ามขั้นตอนนโยบายข้อมูลก็เป็นปัจจัยเร่งที่สำคัญ

• ระบบ legacy ที่ใช้งานมาแต่เดิมซึ่งไม่มี API สมัยใหม่และไม่รองรับการเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีใหม่
• โครงสร้างองค์กรและการบริหารที่แต่ละทีมแยกกันใช้เครื่องมือเฉพาะทางโดยไม่มีมาตรฐานกลาง
• วัฒนธรรมองค์กรที่มองว่าข้อมูลเป็นทรัพย์สินส่วนตัวของแผนกมากกว่าเป็นสินทรัพย์ส่วนรวม
• การขาดกรอบ data governance ที่ชัดเจนในการกำหนดบทบาท กฎเกณฑ์ และสิทธิ์การจัดการข้อมูล
• ข้อจำกัดด้านงบประมาณในการจัดหาระบบเชื่อมโยงข้อมูล
• ข้อกำหนดด้านกฎหมายและการกำกับดูแลความปลอดภัยของข้อมูล
• การเข้าซื้อกิจการหรือการควบรวมกิจการที่ทำให้ระบบไอทีต่างระบบต้องมารวมกัน

ผลกระทบของ silo ข้อมูลต่อประสิทธิภาพและประสบการณ์ลูกค้า

เมื่อข้อมูลไม่เชื่อมต่อกัน ผลกระทบเชิงลบจะขยายตัวไปทั่วทั้งองค์กร ทำให้เกิดข้อมูลซ้ำซ้อนหรือ duplicate records ส่งผลให้คุณภาพและความถูกต้องของข้อมูลลดลง พนักงานต้องเสียเวลาทำงานด้วยมือเพื่อคัดลอกหรือเทียบข้อมูลมากขึ้น นอกจากนี้ ข้อมูลที่ไม่ประสานกันยังทำให้เกิดช่องว่างในประสบการณ์ของลูกค้าและการตัดสินใจทางธุรกิจต้องพึ่งพาภาพข้อมูลเพียงบางส่วน จากผลสำรวจของ IBM Institute for Business Value พบว่าผู้ตอบแบบสอบถามเกือบ 77% ระบุว่า silo ขัดขวางการวิเคราะห์ข้อมูลแบบ real-time analytics และการตัดสินใจด้วยข้อมูล ขณะที่ 83% เชื่อว่า silo เป็นอุปสรรคสำคัญที่บั่นทอนนวัตกรรม

แนวทางการทลาย silo ข้อมูลเพื่อสร้าง single customer view

เพื่อแก้ปัญหาข้อมูลกระจัดกระจายและสร้าง single customer view ที่แม่นยำ องค์กรจำเป็นต้องอาศัยทั้งการวางนโยบายและเทคโนโลยีที่เหมาะสม IBM และ AWS ได้ระบุแนวทางที่สำคัญในการทลาย silo ข้อมูล โดยเริ่มจากการกำหนดกรอบ data governance ที่ระบุบทบาท หน้าที่ และกฎการจัดการข้อมูลอย่างเคร่งครัด พร้อมทั้งทำแผนที่ data pipeline และระบุเจ้าของข้อมูลเพื่อค้นหาจุดที่เป็นคอขวด เช่น การโอนย้ายข้อมูลด้วยมือ การพัฒนาระบบข้อมูลกลาง เช่น data lake สำหรับข้อมูลทั้งแบบมีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง หรือ data warehouse สำหรับข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจน ควบคู่กับเครื่องมือ data integration จะช่วยรวมข้อมูลให้เข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งมีการควบคุมสิทธิ์ role-based access control และบันทึก audit trail อย่างเป็นระบบ

• กำหนดกรอบ data governance เพื่อระบุกฎเกณฑ์ บทบาท และหน้าที่ในการเข้าถึงข้อมูล
• จัดทำแผนที่ระบบ data pipeline และระบุเจ้าของข้อมูลเพื่อตรวจหาคอขวดจากการทำงานด้วยมือ
• ปรับปรุงการจัดการข้อมูลด้วยเครื่องมือ integration เพื่อเชื่อมต่อระบบเดิมเข้ากับเทคโนโลยีใหม่
• สร้างระบบข้อมูลกลางอย่าง data lake หรือ data warehouse ตามลักษณะโครงสร้างของชุดข้อมูล
• วางระบบ role-based access control เพื่อควบคุมสิทธิ์การใช้งานควบคู่กับการเก็บ audit trail
• สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและเปิดรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนก

ประโยชน์ต่อธุรกิจเมื่อองค์กรสามารถเชื่อมต่อข้อมูลเป็นหนึ่งเดียว

การก้าวข้ามปัญหา data silo นำมาซึ่งความได้เปรียบที่วัดผลได้จริง IBM ระบุว่าประโยชน์สำคัญของการบูรณาการข้อมูลได้แก่ การสร้าง single source of truth ที่ทำให้ทุกหน่วยงานยึดถือข้อมูลชุดเดียวกัน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจากการลดขั้นตอนซ้ำซ้อน ช่วยให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้อย่างครอบคลุมบนพื้นฐานข้อมูลที่ครบถ้วน และยกระดับประสบการณ์ลูกค้าให้ราบรื่นไร้รอยต่อ